En una empresa es muy importante mantener al día los pagos y los cobros, ya que es fundamental para tener un mejor control de la contabilidad. Este tipo de procesos puede hacerse a través de herramientas que ayuden a gestionarlo y que optimicen estas funciones.
Si una compañía sufre alguna situación de impago, toda la organización puede verse afectada gravemente, por lo que es primordial contar con una buena gestión de recobro tanto para clientes nacionales como internacionales.
Si quieres saber mejor cómo lograr el objetivo de mantener al día tus cobros, vamos a darte una serie de recomendaciones que son fáciles de llevar a cabo por parte de la empresa.
¿Cómo mejorar la gestión de cobros?
Para mejorar la gestión de cobros se pueden poner en prácticas algunos de los consejos que vamos a enumerar a continuación.
Conocer a los clientes
No se trata de desconfiar de la clientela, pero sí que es importante intentar conocer su solvencia para evitar problemas de impago y morosidad. Siempre es mejor intentar prevenir los problemas que solucionarlos, por lo que una buena comunicación con los clientes es un paso necesario para evitar situaciones comprometidas en la que se tenga que reclamar el cobro de las facturas.
Incentivar el cobro por adelantado
Una de las medidas que se puede tomar para mejorar la gestión de cobros es ofrecer algún tipo de incentivo por pagar antes. Se pueden ofrecer descuentos si se pagan las facturas en poco tiempo, por ejemplo.
Contratar un seguro de crédito
El seguro de crédito es un gran aliado para evitar la morosidad, ya que se encarga de garantizar el cobro por parte de una empresa cuando se produce una situación de impago por la insolvencia de los deudores. Este seguro es muy útil para evitar el riesgo de impago en operaciones comerciales entre empresas.
Existen empresas o aseguradoras especializadas como Coface que proponen seguros de crédito tanto para ventas nacionales como para internacionales. Las empresas como Coface se encargan de estudiar y clasificar la clientela de la empresa asegurada e informa del importe de las líneas de crédito comercial que quedan cubiertas por el seguro.
Gracias a este análisis previo, las empresas aseguradas pueden conocer el riesgo de impago que tienen sus clientes o futuros clientes y además, tienen la tranquilidad de contar con la seguridad de que serán indemnizadas tal como lo recoja las cláusulas de la póliza contratada. Por este motivo, para estar más tranquilos, lo mejor es contratar un seguro de crédito.
Utilizar un programa de gestión
Una forma muy útil de monitorizar la gestión de cobros es usar una herramienta específica para ese proceso. Hay empresas que siguen usando programas como Excel, que aunque son útiles, pueden hacer perder mucho tiempo para llevar a cabo esa tarea de forma manual, además se puede cometer algún error, por lo que es mejor tener este proceso automatizado.
La solución para agilizar la gestión de cobros es acudir a empresas especializadas como Coface o a gestorías. También es posible usar un software de facturación online que contabilice los pagos de facturas y que controle los movimientos de la cuenta bancaria, ya que se puede conectar al banco de la empresa. Además, de ser más productivo, gracias a estas herramientas pueden consultarse y compartirse los datos desde cualquier ordenador, tendrás toda la información sincronizada en la nube.
Informa de las condiciones de cobro
Para mantener la salud económica de la empresa en buen estado, es primordial dejar muy claro el protocolo para cobrar. Al establecer esas condiciones hay que indicar la fecha de vencimiento y las formas para llevarla a cabo, especificando los métodos en los que se puede abonar el importe (tarjeta, transferencia bancaria, etc.).
La empresa tiene que proporcionar la información sobre la facturación de una forma muy clara y, además, puede informar también de las consecuencias en caso de impago. Al exponer estas condiciones se puede explicar el tipo de intereses que se pueden aplicar si vence la fecha límite para liquidar las facturas y otro tipo de efectos que pueden repercutir tanto en los servicios prestados como en las relaciones entre empresa y cliente.
Control de cobros y pagos
Para que no se tengan problemas de liquidez hay que tener en cuenta que haya una concordancia entre la fecha de pago que debe cumplir la empresa (como por ejemplo con los proveedores) como la que deben cumplir los clientes. Es decir, si los proveedores nos exigen un periodo de pago muy corto, pero a los clientes se les da un margen más amplio, puede que la empresa se encuentre con falta de liquidez.
Si se quiere evitar este tipo de problemas lo más adecuado es crear un plan que proteja a la empresa en el caso de que haya un retraso en el cobro, además, es necesario realizar un informe de cobros pendientes de abonar y clasificarlas según la fecha de vencimiento o el importe.