¿Cómo Financiar y Planificar Viajes Corporativos en la Nueva Normalidad?

La pandemia del Covid-19 ha dejado una huella indeleble en la sociedad y ha marcado un antes y un después en la manera de llevar a cabo muchas acciones.

Afortunadamente, podemos ya decir que lo peor ha pasado y nos encontramos en un momento de incertidumbre y novedades. 

Hay muchos aspectos de nuestra vida diaria y laboral que se han visto modificados y han debido adaptarse que lentamente están volviendo a su forma original.

Sin embargo, también hay otros cambios que parecen haber venido para quedarse. Por eso se habla actualmente de una nueva normalidad.

El mundo de los viajes, sobre todo los corporativos, no solo se ha visto afectado 

seriamente, sino que directamente se han interrumpido por un periodo.

Actualmente los viajes corporativos están volviendo, pero aún hay factores a tener en cuenta, sobre todo para evitar sorpresas inesperadas.

Fuente: freepick

A continuación podrás encontrar algunos pasos que pueden ser muy importantes tanto para la planificación como para la financiación de estos viajes corporativos.

7 Tips Para Organizar Los Viajes Corporativos De Tu Empresa

  1. Establecer un presupuesto

El mejor punto de partida a la hora de planificar los viajes es saber de antemano cuál es el presupuesto con el que se puede contar.

De esta manera, sabremos desde el principio dentro de qué márgenes nos movemos y asegurarnos que no estamos gastando más de lo que disponemos.

Sobre todo en las empresas, el presupuesto es algo que hay que negociar con los jefes o quienes tomen las decisiones junto con los encargados de contabilidad. Tiene que ser una cifra justa, que permita a quien viaje moverse con tranquilidad, pero que también se ajuste a la economía de la empresa.

Si se cuenta con un presupuesto ya delimitado, además, existe la opción de acudir a una agencia de viajes corporativos o similar quien podrá organizar todo el viaje en base al él.

En definitiva, es tan importante el establecimiento de un presupuesto previo como lo es el ceñirse a él a la hora de planificar el viaje.

  1. Crear un itinerario

El itinerario nos sirve para organizar el tiempo durante el cual estaremos de viaje y, al mismo tiempo, también nuestra estancia. 

Es posible que tengamos que movernos entre distintas ciudades o países, en ese caso necesitaremos tener un itinerario ya establecido con fechas precisas para poder planificar el transporte y la estancia.

Siempre existe la opción de poder buscar tanto transporte como alojamiento in situ, pero nos arriesgamos a que un imprevisto nos deje durmiendo en la calle o teniendo que pagar por una habitación más grande de lo necesario por falta de disponibilidad.

La previsión junto con la organización, son las dos mejores armas que tenemos a la hora de planificar un viaje corporativo. Nos evitan imprevistos, que a menudo significan o problemas que solo pueden solucionarse con el desembolso de una cantidad de dinero mayor a la esperada.

Si, por el contrario, tenemos ya todo el itinerario planeado y organizado de antemano, podremos contar con la seguridad de saber que, al menos, podremos dormir y acudir a las citas y planes previstos para este viaje. 

  1. Busca las alternativas más económicas

Dentro de la planificación de un viaje corporativo hay factores que son necesarios y, aunque haya un presupuesto, generalmente el dinero no abunda, por lo que tendremos que encargarnos de buscar aquellas opciones que resulten más económicas aunque menos comunes.

Un ejemplo, asegurarnos que tendremos una manera fiable de comunicarnos, tanto un teléfono para realizar llamadas, como un dispositivo que nos permita conectarnos a internet.

No queremos estar desconectados en un país extranjero, también porque probablemente necesitemos estar en contacto por cuestiones laborales.

En ese caso, se pueden averiguar las tarifas de roaming de las distintas compañías de teléfono u optar por utilizar las tarjetas SIM de prepago para usar exclusivamente en el exterior, cuyo precio puede ser más conveniente aunque implique cambiar de número.

Algo similar puede suceder una vez que la persona se encuentre en el destino. Tendrás que evaluar si realizar las comidas en el alojamiento es más beneficioso que realizarlas fuera. No solamente por una cuestión de precio, también de comodidad.

Dentro de los gastos que sabemos que se realizarán, hay que tener una mentalidad abierta, buscar y considerar varias opciones alternativas que pueden resultar más económicas o beneficiosas.

Quizás sean menos cómodas, pero quien viaje deberá evaluar cada caso y buscar un equilibrio que contente a todos.

  1. Compara precios

Sobre todo a la hora de planificar el viaje, es clave hacer una investigación exhaustiva en busca de la opción que mejor se adapta a las necesidades y que mejor encaja dentro de los márgenes establecidos.

El viaje en sí, sin importar el transporte que se utilice, y el alojamiento son los dos elementos principales en los que debemos centrarnos. Ocuparán la mayoría del presupuesto y son fundamentales.

Veremos que existen muchas ofertas distintas. En lo que respecta al viaje en sí, cada medio de transporte tendrá un precio más o menos elevado, aunque prime mucho la comodidad y celeridad.

No tener una fecha fija y viajar en temporada baja, nos puede permitir conseguir unos precios muy económicos, sobre todo si lo buscamos con mucha antelación.

Lo mismo sucede con el alojamiento, cuanto más cómodo, con mejores instalaciones y mejor situado, mayor será el precio.

Tendremos que encontrar un balance e ir ajustando tanto las fechas como la zona del alojamiento hasta encontrar un equilibrio que nos permita acceder a un buen precio pero sin tener que renunciar a demasiadas comodidades.

  1. Flexibilidad y previsión

Siguiendo un poco la línea del punto anterior, la flexibilidad se ha vuelto un elemento fundamental a la hora de organizar y planificar viajes corporativos, sobre todo tras la pandemia.

Frente a la pregunta de si planificar un viaje sin una fecha fija es posible, la respuesta es sí. Además, existen casos donde es necesario, por lo que no queda más alternativa que hacerlo.

En tiempos de tantos cambios e incertidumbre, es necesario contar con distintos planes para poder adelantarnos a posibles problemas que podamos encontrar.

Además, hay algunas herramientas que nos pueden ayudar en estos casos. Por un lado, muchas empresas de viajes nos permiten sacar un billete con fechas abiertas, que podamos elegir en qué momento utilizarlas.

Esta es una muy buena opción si no tenemos 100% asegurada la fecha del viaje y dependemos de factores externos.

Por otro lado, también podemos contratar un seguro de viajes cuyas cláusulas contemplen la devolución del importe en determinados casos. 

Obviamente, debemos asegurarnos que si hay algún inconveniente que nos impida viajar, esté dentro de las causas previstas por el seguro. Pero por lo demás, es una opción que nos da mucha libertad para operar.

  1. Control de gastos y facturas

Aunque tengamos un presupuesto establecido de base, siempre hay un porcentaje de este que no está asignado y que puede ser utilizado tanto para dietas como para gastos varios del viaje.

Es de vital importancia tener un control de todos los gastos, pero de estos en particular. Hay algunos que son deducibles y otros que es necesario justificar de alguna manera.

Todo gasto debería ir acompañado de una factura o ticket que lo justifique. Afortunadamente existen herramientas llamadas OBT que nos pueden ser de gran ayuda.

Estos programas te permiten realizar una foto de cada ticket que automáticamente se asociará al gasto elegido y se enviará para que la contabilidad pueda tenerlo.

De esta manera no será necesario tener que cargar con todas las facturas y tickets, arriesgándose a que se extravíen o dañen. Una vez hecho el gasto y recibido el justificante, lo enviamos y podrás olvidarte de él.

  1. Busca recomendaciones y reseñas

Durante la búsqueda de alojamiento o de cualquier otro establecimiento necesario en un lugar desconocido es un poco una búsqueda a ciegas. Siempre existe el riesgo de que no sea como está indicado o que la descripción o que las fotos engañen.

En esos casos, las reseñas de otros usuarios pueden ser nuestro mejor aliado. Si bien hay que saber que reseñas considerar y cuáles no, estas nos ayudarán a saber si el lugar elegido es una buena opción o si tendremos que ir buscando otro.

Son muy útiles sobre todo cuando encontremos alguna oferta que parezca demasiado buena para ser cierta. Leer reseñas y comentarios de antiguos clientes nos hará ver si hay gato encerrado o si realmente hemos encontrado una ganga.

Aún así, volvemos a hacer hincapié en que hay que ser críticos y no fiarnos al 100%de cada reseña. Lo que para otra persona puede ser un incordio o una molestia, para nosotros puede ser ideal, y viceversa.

Conclusión

Como hemos estado explicando durante todo este texto, la clave para un viaje corporativo es la planificación previa. Saber en qué márgenes económicos movernos como base, y de ahí investigar y buscar las mejores opciones.

Existen programas que nos pueden ayudar tanto en la planificación como en aspectos más puntuales, como los mencionados OBT, que nos pueden hacer la tarea más amena.


Se trata de organizar los elementos, planificar e intentar no dejar nada al azar. De esta manera, cuanto más planificado esté el viaje en general, más controlados también estarán los gastos.