La conciliación bancaria consiste en comparar dos saldos —el reflejado en los
libros contables de la empresa y el de su resumen bancario— con el fin de
verificar que no existen diferencias entre ellos. Se trata de un proceso
fundamental para dotar de fiabilidad y solidez a la contabilidad de un negocio.
Por este motivo, es indispensable para conseguir una buena salud financiera a
largo plazo.
Toda conciliación bancaria debe mostrar cifras idénticas del dinero egresado y
de los gastos oficiales registrados. Si se comprueba alguna discrepancia, esto
puede significar que ha ocurrido un ilícito (un robo o un fraude, por ejemplo)
dentro de la empresa. En consecuencia, es necesario investigar a todo el
personal involucrado para minimizar los potenciales daños resultantes y aplicar
las correcciones pertinentes cuanto antes.
Las grandes ventajas de realizar una conciliación bancaria
Control financiero del negocio
La conciliación financiera permite presentar un panorama claro de la salud
económica de una empresa. A través de ella es posible elaborar proyecciones
y saber cuándo es el momento oportuno para invertir en determinados activos.
Igualmente, ayuda a establecer cuál es la meta de facturación mensual
necesaria para mejorar los resultados al término de cada ejercicio económico.
Detección de errores en los pagos
Gracias a la conciliación financiera automatizada es más sencillo detectar
alguno de los dos errores más comunes cuando la contabilidad de los pagos se
ejecuta manualmente. El primero es la emisión de un recibo que no se ha
cobrado. En contraparte, podría ocurrir que se ha emitido un recibo, pero el
mismo no aparece reflejado en los libros de contabilidad de la empresa.
Verificación de los ingresos y egresos de la empresa
Un negocio suele tener mayores dificultades para llevar el control financiero en
la misma medida que incrementa la cantidad de facturas manejadas. Dicho
desorden puede ocurrir tanto con el dinero ingresado como con el seguimiento
de los pagos a los proveedores. Mas, con la conciliación bancaria resulta
bastante fácil controlar ambas variables y mantener al día las ganancias y los
egresos.
Prevención de pérdidas económicas
La conciliación bancaria no solo facilita la verificación de que los productos o
servicios sean cobrados adecuadamente. También muestra cuáles áreas de un
negocio tienen un funcionamiento incorrecto o están ocasionando pérdidas.
Este proceso detecta las mermas de capital a nivel de producto, de personal,
de inversión en tecnologías emergentes o en servicios o productos carentes de
demanda (y, por ende, que no aportan beneficios).
Ayuda a entender el rendimiento de la empresa y en la toma de decisiones
Cuando se lleva un control financiero actualizado, los errores contables son
detectados rápidamente y se minimizan las pérdidas. De ese modo, es más
fácil comprender el funcionamiento del negocio. Por consiguiente, los directivos
de una empresa pueden apoyarse en toda la información de la conciliación
bancaria al momento de tomar las mejores decisiones.
Recomendaciones para hacer una conciliación bancaria
¿Conciliación bancaria manual o automática?
La primera recomendación para realizar exitosamente una conciliación
bancaria estándar es llevarla al día mediante la anotación de toda la
contabilidad. En otras palabras, es imprescindible registrar cada transacción, ya
sea de ingresos o de egresos. Aunque este proceso puede ser tedioso cuando
se hace manualmente, un software de contabilidad permite automatizar todo el
procedimiento.
Luego, es necesario cotejar esos movimientos con el resumen bancario. En
este sentido, se recomienda realizar la conciliación bancaria cada mes,
después de que el banco envía por escrito el detalle de todas las transacciones
ejecutadas por la empresa. Entonces, si se detecta un error, se debe corregir lo
antes posible para mantener la tesorería balanceada.
Las incongruencias entre los libros contables de la empresa y el extracto
bancario pueden ocurrir debido a las siguientes razones:
● Ingresos o egresos no registrados por la empresa;
● Cuando una misma transacción es registrada dos veces;
● Cuando el banco no registra una transacción porque no se ha hecho
efectiva (el dinero no ha llegado a la cuenta);
● Debido a normas o políticas de la entidad bancaria en lo referente a las
transferencias.
Cómo preparar una declaración de conciliación bancaria
● Antes de comenzar con el proceso de conciliación bancaria, es
necesario disponer de los resúmenes bancarios del mes anterior y del
mes en curso, junto con el libro mayor de la empresa;
● Realizar la conciliación bancaria en una hoja de cálculo o en una plantilla
descargada desde una aplicación de contabilidad;
● Tomar como punto de inicio el saldo final del mes previo, el cual, es el
saldo inicial del mes en curso;
● Ajustar el saldo de caja mediante la deducción de los cheques no
emitidos que todavía no hayan sido cobrados a la par de la adición de
los depósitos realizados que aún no aparecen reflejados en la cuenta
bancaria;
● Añadir los intereses devenidos con los depósitos;
● Deducir las comisiones cobradas o las sanciones que aún no se anotan
en los libros contables;
● Comprobar si los montos de los depósitos y de los cheques
compensados corresponden con los plasmados en los extractos
bancarios (el saldo final tiene que ser el mismo);
● Rastrear el origen de cualquier movimiento anómalo detectado, ya sea
para notificar al banco o para corregir en los registros de la empresa.
Otros tipos de conciliación bancaria
Aparte de las mencionadas modalidades de conciliación bancaria —manual y
automática—, este proceso ejecutarse de las formas descritas a continuación:
● Conciliación bancaria individual: es la manera más conocida de
realizar la conciliación bancaria. Consiste en revisar las transacciones
para compararlas con el resumen bancario de forma cronológica.
● Conciliación bancaria conjunta: se centra en los desbarajustes de
tesorería y los unifica con el objetivo de establecer «pólizas de
corrección». Así, las facturas defectuosas se corrigen y se vuelven a
emitir con el objetivo de balancear la cuenta de resultados del negocio.
¿Cuáles podrían ser las consecuencias de no realizar una conciliación
bancaria?
La primera secuela obvia de no realizar una conciliación bancaria es el
aumento de la dificultad al momento de determinar las causas de los
desajustes entre los importes registrados y las cuentas de la empresa. Esa falta
de seguimiento podría ocasionar que exista un efectivo en caja registrado en el
libro mayor, pero que no está reflejado en el extracto bancario.
Si la anomalía no puede ser explicada debido a la no realización de la
conciliación bancaria, el personal de una empresa puede perpetrar fraude sin
que sea descubierto a tiempo. Además, cabe recordar que las cuentas
bancarias de los consumidores suelen recibir más protección en comparación
con las cuentas empresariales. Entonces, no es posible asegurar que el banco
pueda hallar y enmendar las incongruencias por sí solo
