Durante estos últimos años, el número de autónomos en nuestro país ha aumentado considerablemente, ya no solo por el número de parados que han encontrado en esto una salida profesional, sino porque cada vez son más las empresas que ofrecen el teletrabajo para algunas personas con determinadas funciones. Esto supone el ahorro de tiempo y de dinero, y la posibilidad de encomendar a un especialista una determinada tarea. Aquí es donde entran los autónomos.
Dentro del grupo de autónomos, podemos hacer muchos subgrupos, ya que no todos ganan lo mismo y no todos están sujetos a la misma fiscalidad. Por ejemplo, tenemos los nuevos autónomos, que se benefician de una tarifa plana durante los 6 primeros meses, o las reducciones por maternidad, etc. Al igual que los que tienen una nómina por cuenta ajena, los autónomos también se pueden desgravar. Pero sin duda su degradación es mucho más meticulosa y delicada que las del otro tipo de trabajadores.
Esto va dirigido especialmente, a aquellos autónomos cuya facturación está lejos de superar los 8 millones de euros al año y sobre todo, para los nuevos autónomos surgidos a consecuencia de la crisis y nuevos trabajos, que buscan una salida a su situación laboral actual. Es decir, profesionales que dada la novedad, desconocen que es lo que realmente puede suponerles un ahorro en sus facturas mensuales.
Antes de comenzar hacer un listado que no pretende ser exhaustivo, pero sí ejemplificativo de posibles gastos deducibles en el pago trimestral del IVA, es imprescindible saber qué requisitos es necesario cumplir para poder desgravarte, independientemente de que te acojas al tipo superreducido (4% de IVA), reducido (10% de IVA) o al general (21% de IVA).
Los criterios que Hacienda establece para considerar que un desembolso económico puede ser considerado como gasto deducible son:
Gastos vinculados a nuestro trabajo
Deben ser gastos vinculados a la actividad económica que realices como autónomo. Esto que a primera vista puede parecer sencillo se complica en el caso de aquellos que desarrollan su actividad económica desde casa. De ahí, que sea importante que determinen qué gasto corresponde a su vida privada y cuales a la laboral, aunque en muchos casos legalmente sólo podrán desgravar los gastos si el servicio o producto tiene un uso exclusivamente laboral. No es fácil dividir los gatos que se derivan del trabajo que los de casa, por ejemplo en las facturas de los suministros. El autónomo no se podrá desgravar la totalidad de esta, sino la parte proporcional al espacio de la casa que utilice para trabajar.
Justificación de los gastos: tickets, facturas, etc.
Deben encontrarse convenientemente justificados mediante las correspondientes facturas. En ocasiones pueden valer tickets o recibos e incluso una escritura pública. Lo importante es que en la factura aparezca el NIF o CIF de quien la expide. Acostumbrate a pedir factura de todo. Es importante llevar un orden en todas las facturas, ya que Hacienda puede pedir que demostremos cualquier deducción en cualquier momento. Cada vez son más las aplicaciones disponibles para autónomos que nos permiten llevar el registro de facturas en el móvil o tablet, aunque siempre recomiendan guardar las originales.
Deben estar registrados contablemente en sus correspondientes libros de gastos e inversiones, que bien puede ser un documento de excell, ya que Hacienda no impone un tipo de documento concreto. En caso de una posible inspección podrás justificar sin problemas.
Lo que no debes hacer…
No infles tus gastos. Es tan importante saber desgravar todos los gastos como no pasarse. La recomendación más habitual es que los gastos no deben superar el 50% de los ingresos.
Cuidado con la tentación de acumular facturas de terceros para inflar las desgravaciones, puede convertirse en una invitación a Hacienda para que revise nuestras cuentas. Nadie quiere una inspección fiscal con todo lo que esta implica.
¿Qué gastos me puedo desgravar?
En principio se puede desgravar cualquier gasto que esté derivado con la actividad económica, aunque como norma general Hacienda establece una «acepción 100% profesional». Dicho de otra forma, que sólo se puede considerar un gasto deducible si se utiliza para trabajar y sólo para trabajar. En cuanto haya un uso particular deja de considerarse gasto deducible. Por fortuna, la realidad es que Hacienda permite algo de manga ancha y a efectos reales se pueden desgravar varios gastos si su principal uso es la actividad profesional.
- Las compras de tecnología, como un ordenador, un impresora o un paquete informático, móvil, etc
- Material y mobiliario necesario para trabajar en el concepto de gastos de trabajo, siempre que no superen los 601,01 euros.
- Si trabajas desde casa, también podrás desgravar parte de los gastos derivados de la actividad profesional, tales como teléfono, Internet etc, previa justificación, eso sí, de que el gasto es consecuencia de trabajar en casa. Esto es algo especial, ya que solo podrás desgravarte la parte proporcional al espacio que usas para trabajar. Por supuesto, también influye si tu casa es en propiedad o en alquiler, ya que se puede desgravar la parte proporcional de alquiler, así como el IBI, gastos de comunidad, etc.
- Gastos de transporte generados por la necesidad de hacer desplazamientos en tu trabajo. Aquí entrarían los gastos de gasolina y del vehículo del autónomo que en teoría sólo pueden desgravar si el uso del coche es sólo profesional, aunque existe una regla no escrita por la que se puede desgravar el 50% de los gastos aún dándole otro uso esporádico al vehículo.
- Adquisición de libros y suscripción a revistas profesionales.
- Gastos de asistencia a eventos relacionados con la actividad que realices.
- Los gastos de estancias en hoteles, así como de comidas y cenas son controvertidos, por ello resulta imprescindible y más aún en este tipo, que justifiques su finalidad profesional, con quién los generaste, etc.
- Si sientes que no eres capaz de llevar a cabo estos trámites por tu cuenta, puedes contar con un asesor, cuyo IVA también te desgrava.
En principio, son las deducciones básicas, lo que no significa que sean las únicas. Lo más lógico, es que en lugar de buscar una lista exhaustiva de todos los gastos desgravables apliques el sentido común a la hora de presentar tus facturas. Además hay que tener en cuenta qué tipo de actividad realizas, ya que si eres comercial puedes aplicar alguna desgravación más, que si tu actividad es en tu domicilio o en una oficina.
