3 trucos para ser más eficiente gestionando los emails

| 19 de Febrero de 2014

El correo electrónico es algo que todos utilizamos porque es una herramienta realmente útil, pero muchas veces perdemos demasiado tiempo con él y nos desesperamos por la falta de eficiencia que sufrimos a la hora de gestionar nuestra bandeja de entrada.

Un estudio llevado a cabo en el año 2012 por la compañía McKinsey, sacó a la luz el dato de que el empleado de oficina medio gasta el nada más y nada menos que el 28% de su tiempo leyendo y respondiendo correos electrónicos. Si tenemos en cuanta que trabajamos más o menos 260 días al año, nos pasamos 73 días sin hacer nada que no sea gestionar nuestra bandeja de entrada.

desastre en la oficina

En muchas profesiones, no es viable hacer caso omiso del correo electrónico durante todo el día, por ello, la opción de ojear la bandeja de entrada solo en momentos determinados no es posible para todos. De todas formas, sí que se pueden seguir unas pautas para ganar en eficiencia y evitar perder más de un cuarto del día contestando emails. En una entrevista para Harvard Business Review, Robert Pozen, ex presidente de MFS Investment Management y autor de “Productividad Extrema”, comparte sus mejores consejos sobre cómo acometer la tarea infinita de recibir y contestar emails de una manera más eficiente:

1 . Cierra la pestaña de la bandeja de entrada. No hay porqué contestar a los emails al momento, dado que corta la dinámica de trabajo, es mejor conectarse cada dos horas o cada un par de tareas si es que se trabaja por objetivos.

2. Abrir solo el 50% de los correos electrónicos. Con leer el “asunto” del correo debería valer para poder descartar la mitad de los correos, ya que hoy en día el email marketing y el spam están al orden del día. La cantidad de información que recibimos a diario es tremenda y no se puede procesar toda, por ello es necesario ser selectivos.

3 . Practicar la regla “OHIO” – Gestiónalo solo una vez (Only Handle It Once). Es muy importante cuando se abre por primera vez un correo electrónico zanjar lo que sea que haya que hacer con él, y no dejarlo en espera o almacenarlo en alguna carpeta; los correos solo hay que gestionarlos una vez. Sino un solo correo electrónico te hará perder el tiempo más de una vez.

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Categoría: Empresas